Teams

Ein Klick auf den Menüpunkt Teams (→ ) öffnet eine Seite, auf der alle Teams angezeigt werden, in denen man Mitglied ist.

Teams sind Nutzergruppen, die das KollTool für die Zusammenarbeit nutzen, beispielsweise der Regionalrat, das Sprecher*innen-Team einer RG, das Kinder- und Jugendbuch-Netzwerk oder die AG Organisationsentwicklung. Teams bilden die Grundstruktur des KollTools.

Aufgabenlisten oder Verzeichnisse und Dokumente gehören immer einem Team und sind für dessen Mitglieder einsehbar und ggf. bearbeitbar.

KollTool-Nutzer*innen können mehreren Teams angehören.

Alle registrierten Personen gehören zum Team offene Gruppe.

Ein Team beantragen

Die Einrichtung eines Teams muss bei der Geschäftsstelle beantragt werden.

Ein Team beantragen kann eine Person, die in irgendeiner Weise eine Gruppe Aktiver oder ein Projekt vertritt, beispielsweise RG-Sprecher*innen oder Netzwerk-Sprecher*innen.

Teammitglieder können nicht nur Personen mit einem offiziellen Amt im VFLL werden, sondern alle, die aktiv beitragen und eine Aufgabe übernommen haben. In einer RG wären dies also nicht nur die gewählten Sprecher*innen, sondern beispielsweise auch die*der Fortbildungsbeauftragte der RG oder die das Tandem-Programm Betreuenden. Zu Netzwerk-Teams gehören alle interessierten Mitglieder des jeweiligen Netzwerks. Nicht aktive Mitglieder können sich nicht für das KollTool registrieren und sollten in kein Team eingeladen werden.

Teams verwalten

RG-, Netzwerk- und AG-Teams verwalten sich selbst. Diese Aufgabe übernehmen die Team-Manager*innen.

Manager*in wird in der Regel die das Team beantragende Person. Sie sollte darauf achten, dass die Voreinstellung für das Team so aussieht:

Team-Zugang: per Einladung Manager-Rolle: Mitglied einladen

Sollte dies nicht der Fall sein, bitte gleich an die Geschäftsstelle oder den Admin wenden, denn nur unter dieser Voraussetzung ist das Einladen neuer Mitglieder ins Team möglich.

Rollen im Team

Es gibt drei Rollen: Member, Manager und Stellvertreter.

Member sind alle Mitglieder eines Teams.

Manager können Mitglieder in das Team einladen, Mitglieder aus dem Team löschen und zusätzlich weiteren Teammitgliedern die Managerrolle zuweisen. Zwei Manager*innen haben sich als sinnvoll erwiesen.

Stellvertreter sind Personen, die nur vorübergehend in einem Team mitarbeiten – ein Beispiel sind im Team Regionalrat diejenigen, die gewählte Delegierte für einen definierten Zeitraum vertreten.

Wichtig: Scheidet ein*e Team-Manager*in aus dem Team aus, muss sichergestellt werden, dass einer anderen Person die Manager-Rolle zugewiesen ist.

Neue Team-Mitglieder einladen

Mit dem Button einladen in der Team-Übersicht können Team-Manager*innen andere Personen in das Team einladen.. In dem sich öffnenden Fenster gibt man den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein. Anhand der E-Mail-Adresse prüft das Tool, ob es bereits eine*n User*in mit dieser Mailadresse gibt.

Falls die eingeladene Person bereits im KollTool registriert ist, muss sie nur die Einladung in der Teamübersicht akzeptieren.

Falls die Person noch nicht als KollTool-User*in registriert ist, bekommt sie eine Einladungs-E-Mail mit einem Registrierungslink zugeschickt. Damit kann sich die Person registrieren und ein Passwort festlegen. Sie wird dann automatisch dem Team hinzugefügt, zu dem sie eingeladen ist, muss also nicht noch extra die Einladung akzeptieren.

Mitglieder aus dem Team entfernen

Das können Team-Manager*innen ganz einfach: durch Klicken auf den roten Entfernen-Button neben dem Namen des Team-Mitglieds.

Wichtig: Das Entfernen eines Mitglieds aus einem Team bedeutet nicht automatisch eine Löschung des KollTool-Zugangs!

Aus einem Team entfernt werden sollten Mitglieder, die eine Gruppe verlassen haben oder nicht mehr aktiv mitarbeiten.

Den RGs bleibt es überlassen, ob und wie lange aus dem RG-Team ausgeschiedene Mitglieder im KollTool-Team der RG bleiben. Diese sollten aber keine Manager-Rolle mehr haben.

Hinweis: Verlässt jemand den VFLL, löscht die Geschäftsstelle den KollTool-Account des ehemaligen Mitglieds und die Person wird automatisch aus der Mitgliederliste der KollTool-Teams, denen sie angehört hat, entfernt.